Processos de Informatização
O melhor caminho para automatizar a GESTÃO empresarial
Você já fez a sua lição de casa hoje? Se a resposta for negativa, cuidado! Certamente o seu concorrente já sabe e vai tirar proveito disso. E olha que não faltam “lições” a serem cumpridas: atendimento ao cliente, logística, treinamento de mão-de-obra, otimização de recursos, planejamento estratégico. No topo dessa lista deve constar a automatização do sistema de gestão empresarial, os famosos ERPs, uma ferramenta essencial para quem precisa ter controle sobre as informações geradas dentro da própria empresa.
O diretor executivo da Gesplan, de Joinville (SC), José Sergio Gesser, ensina que hoje a gestão empresarial já é uma exigência de mercado e uma condição de competitividade. “Esta mensagem foi percebida pelas grandes corporações no início da década de 90. Logo em seguida foram as médias e, agora, já aparece como uma necessidade também nas empresas de menor porte”, conta.
A importância de se ter um sistema de gestão automatizado, segundo o executivo da Gesplan, está na velocidade que imprime às operações. Mais que isso, há uma consistente ampliação da qualidade da informação, algo indispensável nas tomadas de decisão. Quanto mais competitivo for o mercado, mais exigível que se tenha um sistema eficiente de gestão.
“Neste mundo globalizado e competitivo ao extremo, a automatização da gestão surge como ferramenta para avaliação dos efeitos das decisões em cenários atuais e futuros. Ainda mais que tudo ocorre a velocidades cada vez maiores e com um número crescente de variáveis”, destaca. A questão está em como proceder à automatização da gestão. Em alguns casos, a própria equipe da empresa pode desenvolver ou adaptar soluções. Mas em outros – a maioria – é necessária a contratação de uma consultoria externa, serviço que pode ser oferecido até pelas empresas fabricantes das soluções em ERP.
Isso porque é necessário que se eliminem os erros do processo atual, antes da automação. “Caso contrário, existe o risco de se automatizar estes erros. Ou seja, a cultura permanece a mesma. E errada!” É essa consultoria que deverá preparar a empresa, como um todo, para a mudança de cultura imposta pela introdução do ERP e dimensionar as necessidades da companhia. Nesse momento, entra um elemento estratégico, que é a comunicação interna sobre os procedimentos. Todos os níveis da empresa devem estar conscientes das mudanças e comprometidos em assimilá-las e aplicá-las. “O que ocorre normalmente é o que chamamos de aderência. Ou seja, uma mescla bem equilibrada dos procedimentos corretos anteriores ao processo de automação e os introduzidos por este processo”, informa Gesser. A metodologia para essa transição também deve ser bem definida e calculada, sob risco de ocorrerem distorções na abordagem das competências. “Que cada área deve ter acesso às informações de interesse, é óbvio. A questão é ensinar este acesso e treinar os usuários para que saibam usar e contextualizar aquelas informações.”
Para o diretor da Gesplan, boa parte dos recursos investidos num processo como esse são direcionados à preparação e treinamento dos usuários. “O percentual menor vai para o software propriamente dito. Isso porque de nada adianta ter um sistema e não ter quem saiba usá-lo plenamente, explorando todos os seus recursos.” Ele ressalta que a própria ferramenta ERP provoca mudanças e que o ideal é que no período de preparação sejam tomadas medidas para reduzir os “choques”.
Buscar no mercado a solução ideal também não é tarefa fácil. Primeiro porque exige conhecimento profundo sobre a área, depois porque são muitas as alternativas. E, nesse caso, nem sempre pagar mais significa adquirir o melhor. Ou o ideal. O dimensionamento das necessidades é que vai determinar o tipo de programa a ser implantado e, ainda assim, esse sistema terá que sofrer ajustes e adequações para atender plenamente as necessidades da empresa. “A nossa cultura diz que se paga mais pelo melhor. Mas aqui, se for adquirido um ERP superdimensionado para as necessidades, poderá gerar ainda mais problemas. Pagar menos também não significa que o sistema não é bom ou que é incompleto. Ele só é do tamanho necessário para o caso."
E aqui vale um alerta. O tempo de implantação de um sistema automatizado de gestão empresarial pode variar de acordo com cada caso. Da mesma maneira, o tempo de ajuste do programa para a empresa também pode ser maior ou menor. “Estas variáveis devem ser negociadas com o fornecedor, única forma de proteção contra cobranças indevidas. Tempo e custo são dois itens que exigem definição preliminar”, ensina Gesser.
Ele conta que, ainda hoje, muitas empresas não têm práticas de gerenciamento e administração corretas. Seus métodos são obsoletos e ultrapassados, impedindo qualquer controle ou geração de informações seguras. Nesses casos, esclarece, o consultor terá que introduzir a cultura do planejamento estratégico e da gestão para, somente depois, automatizar esse processo. “Isso demanda muito mais tempo, até porque a resistência é maior.”
Quando o sistema, finalmente, entra em funcionamento, o corpo executivo passa a ter um leque de informações, rápidas e seguras, das quais antes não dispunha. Com isso, finaliza Gesser, é possível promover o planejamento estratégico de curto prazo, do dia-a-dia, e o de longo prazo, este sim, lançando as metas futuras da organização. “Sem a clareza de dados, planejamento empresarial vira exercício de futurologia.”